Vorgesehener Ablauf einer monatlichen Projekt-Abrechnung mit Pro IT Projektverwaltung

Genereller zeitlicher Ablauf Ende und Anfangs eines Monats:

1. Lohnlauf aktueller Monat (Ende Monat)
2. Zeiterfassung prüfen und freigeben
3. Mitarbeiterauswertungen erstellen, überprüfen und übertragen
4. Zeiterfassung für den vergangen Monat anfangs des neuen Monats verrechnen

Diese Reihenfolge ist wichtig, da der Lohnlauf in der Regel vor dem Ende des Monates erfolgt und somit die Zeiterfassungsdaten noch gar nicht für den ganzen Monat zur Verfügung stehen können.

1. Lohnlauf (wenn das Lohnmodul von Comatic benutzt wird)

Unter Personal - Lohnabrechnungen kann jeweils der Lohnlauf gestartet werden. Hier kann das Belastungskonto sowie das Valutadatum selektiert werden und über die Schaltflächen "Einzeldruck" für einzelne Mitarbeiter oder "Alle Drucken" für alle Mitarbeiter die entsprechende Lohnabrechnung erstellt werden. Weiter kann über die Schaltfläche "Zahlungsauftrag" das Zahlungsfile erstellt werden um es der Bank entsprechend zu übermitteln und die Lohnzahlung auszulösen. Der Zahlungsauftrag kann jedoch erst erstellt werden, sobald die Lohnabrechnungen gedruckt wurden. Wird der Druck über die Schaltfläche Alle Drucken erstellt, werden die Kontrollkästchen automatisch selektiert. Wird jedoch über die Detailansicht der Lohnabrechnung eine einzelne Lohnabrechnung gedruckt, wird das Kontrollkästchen nicht aktiviert und muss manuell gesetzt werden.

2. Zeiterfassung prüfen und freigeben

Unter Projekte - Zeiterfassung können die entsprechenden Zeiterfassungseinträge erfasst und überprüft werden.

Über die Filterzeile zuoberst, kann je nach Bedürfnis nach Mitarbeiter oder Projekt gefiltert werden.

Für die Abrechnung über alle Projekte hinweg, empfiehlt sich jedoch keine Filter zu verwenden (ausser man will gezielt nur einzelne Projekte abrechnen).

Wichtig ist dabei, dass man die entsprechende Zeitspanne über "Datum von" und "Datum bis" definiert. Das Referenzdatum kann in der Regel auf dem aktuellen Datum belassen werden.

Sind alle Zeiten erfasst und kontrolliert, können diese mit der Schaltfläche "Alle freigeben" für die Abrechnung freigegeben werden. Dabei gilt zu beachten, dass nur freigegebene Zeiten verrechnet werden können.

Die Freigabe erfolgt jeweils für die angezeigten und selektierten Einträge. So können über die Comatic Filter-Funktionen auch gezielte Filter für das gezielte Freigeben von Zeiten verwendet werden. Wichtig dabei ist aber, dass die entsprechenden Filter jeweils nur für die entsprechende Maske gelten. Für die spätere Verrechnung, welche in einer unabhängigen Eingabemaske erfolgt, werden die Filter nicht berücksichtigt.

 

Grundsätzlich könnten auch direkt nach der Freigabe die entsprechenden Aufträge oder Rechnungen für alle Projekte aus der Zeiterfassung erstellt werden. Damit alle Zeiten und Auswertungen aber garantiert die richtigen Werte enthalten, empfiehlt es sich, die Mitarbeiterauswertung vor dem Abrechnen zu erstellen.

2.1 Spesen buchen

Falls von Mitarbeitenden Spesen eingereicht wurden, können diese nun auch mit Doppelklick auf die Dokumente-Checkbox bebucht werden. WICHTIG: Für die Buchung ist ein Dokument notwendig. Ohne Dokument ist keine Buchung möglich

3. Mitarbeiterauswertung

Unter Projekte - Mitarbeiterauswertung können für einzelne oder alle Mitarbeiter die entsprechenden Auswertungen erstellt werden. Auf diesen wird für den Mitarbeiter detailliert ausgewiesen, an welchen Tagen er gearbeitet hat und wie sein aktueller Stand bezüglich Urlaub, Abwesenheiten und Überzeiten ist.

Der korrekte Ablauf hierbei ist es, zuerst die Mitarbeiter Auswertungen (Alle Rapporte) zu erstellen und in einem zweiten Schritt die Zeiten auf die Zeit-Konten zu übertragen (Alle übertragen).

Zudem muss hier jeweils der Übertrag von der Zeiterfassung auf das effektive Zeitkonto der Mitarbeiter erfolgen, welches entsprechend für die Berechnung allfälliger Stundenlöhne oder wie erwähnt dem Urlaubsanspruch verantwortlich ist.

Unter der Auflistung der gewählten Mitarbeiterauswertungen kann für diese jeweils der Arbeitszeitrapport erstellt sowie eben erwähnt der Zeitübertrag aufs Zeitkonto getätigt werden. Dabei kann jeweils einzeln für den gewählten Mitarbeiter (Arbeitszeitrapport / Übertrag Zeitkonto) oder über alle angezeigten Mitarbeiter (Alle Rapporte / Alle übertragen) die entsprechende Aktion ausgeführt werden.

Hinweis: Nur 1 Monat übertragen!

4. Zeiterfassung pro Projekt verrechnen

Sind die Zeiten wie erwähnt freigegeben, die Mitarbeiterauswertungen erstellt und Zeiten übertragen, kann unter der Zeiterfassung die monatliche Abrechnung von Projekten durchgeführt werden.

Dazu kann die gewünschte Abrechnungsperiode oben mit den Datumsangaben von und bis eingestellt werden. Alle angezeigten und freigegebenen Zeiterfassungseinträge über alle Projekte können über die Schaltfläche "Abrechnen / Export" zur Verrechnung übergeben werden.

Es erscheint ein entsprechendes neues Fenster in welchem alle Projekte aufgelistet werden. Dabei gilt zu beachten, dass allfällig im ursprünglichen Fenster verwendete Filter für diesen Abrechnungsdialog nicht mehr berücksichtigt werden und hier immer alle Projekte mit freigegebenen Zeiten zur Abrechnung aufgelistet werden. Um einzelne Projekte gezielt abzurechnen oder eben nicht abzurechnen, muss dies über die Filter in diesem Abrechnen Fenster eingestellt werden.

Über das Kontrollkästchen in der Spalte "Abr." kann nochmals selektiert werden, falls einzelne Projekte nicht abgerechnet werden sollen. Am Einfachsten geht es jedoch über die Schaltfläche "✅ Alle" um sämtliche Projekte zu markieren. Weiter kann einiges bezüglich der Darstellung und der ausgewiesenen Werte angewählt werden. So zum Beispiel, ob eine Detailabrechnung gewünscht ist, ob Budgets oder gleiche Vorgänge pro Tag und Mitarbeiter gruppiert / zusammengefasst werden sollen oder ob Interne Bemerkungen übernommen werden sollen. Zentral ist aber primär der Verarbeitungsschritt. Es können entweder Aufträge oder direkt Rechnungen erstellt werden.
Aktuell empfehlen wir insbesondere bei Verwendung von Tarifartikeln auf Abrechnungspositionen der Zeiterfassung, in diesem Schritt erst die Aufträge zu erstellen, da beim direkten Erstellen der Rechnungen, die Tarifartikel nicht korrekt übernommen werden.
Über die Schaltfläche "Abrechnen" kann die entsprechende Aktion durchgeführt werden. Werden hier erst die Aufträge generiert, müssen für diese unter Verkauf - Aufträge entsprechend noch die Rechnungen generiert werden. Dieser Ablauf stellt aktuell sicher, dass auch Tarifartikel korrekt mit auf der Rechnung berücksichtigt werden.

Über die Export Schaltfläche können die entsprechenden Zeiterfassungseinträge exportiert werden, falls diese neben der Verrechnung auch noch für andere Zeiterfassungs- und Auswertungstools verwendet werden sollen.